solution 디지털 전환, 단 몇 번의 클릭만으로 문서를 디지털화하는 DOCSPACE로 시작하세요! | I-FACTs Hub 담당자 인터뷰 2탄

지난 시간, 제조기업의 현 상황에 맞게 스마트 팩토리로 가는 길을 만드는 플랫폼 I-FACTs Hub에 대해 알아보았습니다. I-FACTs Hub는 스마트 팩토리를 지원할 수 있는 서비스를 추천 받아 이용할 수 있는 중소∙중견 기업 맞춤형 스마트 제조 서비스 플랫폼입니다. 원하는 서비스나 지금 당장의 문제를 해결할 수 있는 서비스만 선택적으로 구독할 수 있어 합리적으로 스마트 팩토리를 시작할 수 있습니다. 

현장 경험을 가진 분이라면 생산 과정의 디지털화도 물론 중요하지만, 그 전에 문서 관리 영역의 디지털화에 깊은 필요성을 느끼실 겁니다. 이러한 현장의 니즈를 반영해 I-FACTs Hub에서 현장의 업무를 그대로 디지털화 하여 공유 및 활용을 할 수 있는 서비스, DOCSPACE를 새롭게 출시했습니다. 담당자분을 만나 DOCSPACE에 대한 자세한 이야기를 들어보았습니다. 그 내용 함께 만나볼까요?

잠깐, I-FACTs Hub 인터뷰 1탄이 궁금하다면?

Q1. 안녕하세요. 자기소개 부탁드립니다.

안녕하세요. 저는 SK(주) C&C의 중소∙중견 맞춤형 스마트 제조 서비스 플랫폼 I-FACTs Hub를 담당하고 있는 유남현 매니저입니다. 

 

Q2. I-FACTs Hub에서 문서 관리 서비스 ‘DOCSPACE’가 출시되었습니다.

I-FACTs Hub는 이미 다양한 서비스를 제공하고 있는데 이 서비스가 새롭게 출시된 이유는 무엇인가요?

 

DOCSPACE는 중소기업 현장의 업무를 그대로 Digital화하여 공유 및 활용할 수 있도록 지원하는 문서 관리 기반 협업 서비스입니다. 

<엑셀이나 워드 등 전통적인 방식으로 현장 업무를 진행하는 기업들이 많습니다. 대부분의 업무가 수기로 진행되다 보니 번거로운 작업이 많고 휴먼 에러에서 자유로울 수 없습니다. 하지만 시스템 구축에 대한 니즈가 있어도 시간, 인력, 금전적 여건이 부족한 것이 현실이었습니다. 그 어떤 서비스보다 이 부분이 제1 과제라고 느껴졌고 이에 DOCSPACE 서비스를 출시하게 되었습니다.

 

Q3. DOCSPACE은 어떤 기능이 있나요?

 

DOCSPACE의 주요 기능은 수작업 업무를 표준화된 문서로 바꾸고, 문서를 통해 수집된 데이터를 시각화 하는 것입니다. 또한, 기업의 주요 문서를 공유하고 협업할 수 있는 환경을 만듭니다. 각각의 기능에 대해 살펴볼까요?

 

표준화된 업무

우선 분산된 수작업 업무를 표준화된 문서로 전환하고 이를 통해 데이터를 수집하는 데이터 서식과 데이터 문서 기능이 있습니다. 데이터 서식 기능은 관리가 필요한 데이터를 엑셀 서식 그대로 템플릿화하는 기능인데요. 이 기능을 통해 업무 문서를 표준화하고, 새로 입력할 정보가 있을 때 데이터 문서 기능에서 문서를 등록하면 됩니다. 서비스에 맞게 기존 양식을 바꾸거나 새로운 업무에 적응할 필요 없이, 우리 기업이 원래 쓰고 있던 양식 그대로 문서가 디지털화 되는 거죠. 

 

활용 및 분석

이렇게 확보된 데이터는 데이터보드에서 시각화된 형태로 확인할 수 있습니다. 표나 그래프를 일일이 제작할 필요 없이 데이터보드에서 데이터를 분석하고 이해하기 쉬운 형태로 만들수 있습니다. 지난 콘텐츠에서 데이터 기반으로 업무를 하게 되면 신속한 의사 결정이 가능해지고, 전략 수립이 수월해지는 등 다양한 변화가 일어난다고 했었는데요. 데이터 기반으로 의사결정을 하는 첫 시작을 DOCSPACE가 만들어드릴 수 있는 것이죠.

 

공유 및 협업

DOCSPACE에서 기업의 주요 문서를 한 곳에서 공유하고 활용할 수 있습니다. 공유 문서는 기업 주요 문서를 승인 절차를 통해 공유 문서로 등록하여 문서를 중앙화하는 기능입니다. 보안 문제를 걱정하는 분도 계실 텐데요. 폴더마다 접근 권한을 설정할 수 있어 권한을 가진 사람만 볼 수 있도록 할 수 있습니다. 또한 전자결재 기능을 제공합니다. 이는 문서 기반 기업의 협업과 소통을 지원하는 기능으로 DOCSPACE를 통해 쉽고 간편하게 결재를 요청하고 승인할 수 있습니다.

 

Q4. (엑셀 등) 전통 방식을 고수하는 것은 디지털 숙련도의 문제일 수도 있는데요. 

해당 서비스는 얼마나 쉽게 이용 가능한가요?

 

DOCSPACE는 홈화면부터 직관적으로 구성되어 있습니다. 메뉴 역시 데이터 문서, 공유 문서, 전자 결재, 데이터보드로 간단하게 구성되어 있고요. 시스템이 마련되지 않은 기업을 타겟으로 했기 때문에 어떤 사람이라도 쉽고 간편하게 이용할 수 있는 것에 초점을 두었습니다. 이에 이용자의 IT 숙련도에 대한 의존도가 정말 낮습니다.

 

Q5. 어떤 방법으로 서비스를 이용할 수 있을까요?

 

이제 DOCSPACE 활용법에 대해 간단히 알아볼까요? 먼저 서식관리 프로그램을 설치하고, 엑셀에서 표준화할 데이터들을 선택합니다. 그리고 데이터 서식 기능에 들어가서 등록하고 승인 요청을 하면 문서가 표준화됩니다. 이제 이 양식 그대로 서류를 작성하여 데이터 문서에서 업로드하기만 하면 되죠.

시각화된 데이터 보드를 만들고 싶다면, 데이터 보드 디자이너에 들어가 새 데이터 정보를 연결하고 데이터 보드 만들기를 진행하면 됩니다. 이 과정까지 다 되었으면 업로드 된 문서를 기반으로 시각화된 데이터를 확인할 수 있습니다. 내보내기 기능을 통해 PDF, PNG, 엑셀 파일로도 출력할 수 있고요.

몇 번 클릭해보시면 아주 간단하게 이용할 수 있는데요. 보다 구체적인 이용법이 궁금하다면 사용 가이드를 참고해주세요. 

 

Q6. 그렇다면 예산의 문제가 남아있지 않을까요? 

I-FACTs Hub는 규모가 크지 않은 기업들도 부담 없이 이용할 수 있도록 구독 기능을 제공하고 있는데요. DOCSPACE 서비스 역시 구독 형태로 시도해볼 수 있습니다. 유형에 따라 월 10만원에서 월 50만원까지의 요금제를 제공하고 있습니다. 그럼에도 고민이 되는 분들이 계실 텐데요. 그래서 SK㈜ C&C에서 특별한 프로모션을 준비했습니다.

 

Q7. DOCSPACE 프로모션은 어떤 프로모션이며 어떤 기업에게 추천하나요? 

풍성한 이벤트가 준비되어 있지만 DOCSPACE를 이용해보고 싶은 분들이 가장 반길 이벤트는 이것이 아닐까 싶습니다. 바로 DOCSPACE 서비스 2개월 무료 체험 쿠폰을 증정하는 이벤트인데요. I-FACTs Hub 홈페이지에 회원가입 후 DOCSPACE 구독하기 버튼을 눌러 기업회원으로 전환하시면 DOCSPACE 무료 체험권(2개월)을 신청하실 수 있습니다.

규모가 크지 않고 수기로 문서를 관리하는 등 시스템 구축이 되어 있지 않은 기업 또는 디지털 전환을 원하지만 시도하는 것에 두려움이 있는 기업에게 추천드립니다. 이번 기회를 통해 보다 효율적으로 문서 관리를 시작해 보시길 바랍니다.

그 외에도 우리 회사 DX 현황을 진단해보거나, 상담을 신청하는 기업을 대상으로 경품을 증정하는 이벤트들이 준비되어 있습니다. 자세한 이벤트 내용은 아래 배너를 클릭해서 확인해주세요!

스마트 팩토리의 시작, I-FACTs Hub

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